Hoe kunnen gemeenten en UWV samenwerken met verschillende softwaresystemen?

Gemeenten en UWV kunnen samenwerken zonder allemaal hetzelfde softwaresysteem te gebruiken. Daarvoor zijn afspraken nodig, veilige gegevensuitwisseling en een gezamenlijke manier van werken. De vraag is hoe je dat in de praktijk organiseert.

Samen op één locatie, niet in hetzelfde systeem

In de arbeidsmarktregio’s wordt gewerkt aan regionale Werkcentra: één ingang waar gemeenten, UWV, werkgevers, vakbonden en onderwijs werkzoekenden en werkgevers samen ondersteunen. Minister Aartsen gaf in maart 2026 het startsignaal en het wetsvoorstel dat de Werkcentra een wettelijke basis geeft ligt bij de Tweede Kamer.

Die samenwerking loopt in de praktijk tegen iets eenvoudigs aan.

Een werkcoach van de gemeente registreert kandidaten in het eigen cliëntvolgsysteem. Een adviseur van UWV werkt in andere applicaties. Werkgeversadviseurs houden hun contacten en vacatures bij in een eigen CRM, of in een spreadsheet.

Medewerkers kunnen aan dezelfde tafel zitten en toch niet over dezelfde informatie beschikken.

Dat kost tijd, levert dubbel werk op en laat kansen liggen voor kandidaten en werkgevers.

Een voorbeeld uit de praktijk

Een werkgever in de regio zoekt drie nieuwe medewerkers.

De gemeentelijke werkgeversadviseur heeft al contact met dit bedrijf. Een collega van UWV heeft kandidaten die goed bij de vacatures passen.

Weten die twee van elkaar welke contacten er zijn geweest? Zijn de vacatures voor iedereen zichtbaar? En wie houdt bij welke kandidaten al zijn voorgesteld?

Staat die informatie verspreid over verschillende systemen, mailboxen en spreadsheets, dan kost elk van deze vragen een telefoontje.

Het probleem is niet dat organisaties niet willen samenwerken. Hun informatie en werkprocessen sluiten alleen niet op elkaar aan.

Moeten alle organisaties hetzelfde systeem gebruiken?

Nee. Gezamenlijke regionale dienstverlening betekent niet dat iedereen zijn bestaande software moet vervangen.

Gemeenten en UWV hebben verschillende verantwoordelijkheden, werkprocessen en registratiesystemen. Die vervangen is ingrijpend en meestal niet nodig.

Belangrijker is dat professionals bij de informatie kunnen die ze voor hun werk nodig hebben, binnen de geldende privacy- en beveiligingsafspraken.

Het helpt om drie dingen te scheiden:

1. Registreren: iedere organisatie houdt de eigen gegevens bij in het eigen systeem.

2. Uitwisselen: gegevens over werkzoekenden en vacatures worden volgens gezamenlijke standaarden beschikbaar gesteld.

3. Samenwerken: professionals stemmen werkgeverscontacten af, volgen vacatures op en brengen kandidaten onder de aandacht van werkgevers.

Pas de combinatie van die drie maakt regionale samenwerking effectief.

Welke rol speelt VUM?

VUM staat voor Verbeteren Uitwisseling Matchingsgegevens. Deze landelijke voorziening ondersteunt de gestandaardiseerde en veilige uitwisseling van kandidaatgegevens en vacatures tussen aangesloten systemen van gemeenten en UWV. In een aantal regio’s draait dit al.

Daardoor hoeven organisaties niet dezelfde software te gebruiken om gegevens beschikbaar te stellen of op te vragen. VUM is daarmee een belangrijke technische basis.

Maar uitwisselen is niet hetzelfde als samen werken in één omgeving. Dat blijkt ook uit de VUM-planning zelf: kandidaatgegevens en vacatures zijn gereed, terwijl het werkgeverscontactmoment, het delen van contact- en afspraakgegevens over werkgevers, nog in ontwikkeling is. Inzicht in begeleiding en skills van werkzoekenden is nog niet ontwikkeld.

Daarbij gelden voorwaarden. UWV deelt bijvoorbeeld alleen profielen van werkzoekenden met een lopende uitkeringsrelatie en een openbaar cv op werk.nl. Gegevens beschikbaar hebben en overzicht hebben zijn dus twee verschillende dingen.

Meer achtergrond staat in ons artikel Wat is VUM?.

Waarom is een gezamenlijk werkgeversoverzicht belangrijk?

Werkgevers zijn niet geïnteresseerd in de organisatiestructuur van een arbeidsmarktregio. Ze willen weten waar ze terechtkunnen, welke kandidaten beschikbaar zijn en wie hen verder helpt.

Een gezamenlijk werkgeversoverzicht voorkomt dat drie adviseurs los van elkaar dezelfde werkgever bellen. Het legt afspraken, contactpersonen en vacatures op één plek vast.

Daarbij hoort de vraag wie toegang krijgt tot welke gegevens en met welk doel. Dat is geen bijzaak, dat regel je vooraf.

Het resultaat: meer overzicht voor professionals en één duidelijk aanspreekpunt voor de werkgever.

Kan regionale samenwerking klein beginnen?

Een regiobrede implementatie hoeft niet de eerste stap te zijn.

Je kunt beginnen met een beperkte groep werkcoaches en werkgeversadviseurs. Zij proberen de gezamenlijke werkwijze uit: kandidaten presenteren, werkgeverscontacten vastleggen, vacatures opvolgen.

Waar automatische koppelingen nog ontbreken, kan in een pilot tijdelijk handmatig worden ingevoerd. Voorkom daarbij dat er nieuwe dubbele registraties ontstaan.

Zo wordt eerst duidelijk welke werkwijze echt iets oplevert, voordat er een grote technische implementatie wordt opgetuigd.

Hoe ondersteunt Regioportaal deze samenwerking?

Regioportaal is gebouwd om gemeenten, Werkcentra, werkcoaches, werkgeversadviseurs en werkgevers dichter bij elkaar te brengen. Het platform biedt onder andere:

• anonieme kandidaatprofielen presenteren aan werkgevers

• vacatures beheren en publiceren

• werkgeverscontacten vastleggen in een gezamenlijk CRM

• kandidaten voorstellen aan werkgevers

• samenwerking tussen professionals binnen een arbeidsmarktregio ondersteunen

Regioportaal is bedoeld als aanvullende werkomgeving naast bestaande registratiesystemen, niet als vervanging daarvan. Bij de ontwikkeling is het ingericht op de gegevensvelden van landelijke standaarden, waaronder VUM.

Samenwerking vraagt meer dan een koppeling

Regionale arbeidsmarktdienstverlening gaat over mensen: werkzoekenden die een baan zoeken, werkgevers die personeel nodig hebben, professionals die hen helpen.

Techniek kan dat eenvoudiger maken. Maar dan moeten gegevens niet alleen uitgewisseld worden: medewerkers moeten overzicht hebben, afspraken kunnen opvolgen en elkaar snel kunnen vinden.

Het doel is niet dat iedereen in hetzelfde systeem werkt, maar dat iedereen beter samenwerkt.